内定の断り方 ー 難しさとそのコツ

就職活動を進めていく中で、複数の企業から内定をもらうというのは非常に嬉しい結果です。
しかし、それに伴って「どの企業を選ぶのか」という決断を迫られる場面も出てきます。

そして、選ばなかった企業に対しては、内定を辞退するという対応が必要になります。この「内定を断る」という行動は、就活生にとって非常に悩ましいものです。
なぜなら、企業からの評価を得て内定をもらったことに感謝しつつ、それを辞退するという行為が少なからず気が引けるからです。

内定辞退が悩ましい理由

■感情的な負担
内定をもらった企業に対して「せっかくのチャンスを無駄にしてしまうのでは？」という罪悪感や、担当者との関係を悪化させるのではないかという不安がつきまといます。
特に、面接や選考を通じて担当者と良好なコミュニケーションを築いている場合、その絆を断ち切るように感じることがあります。

■ビジネスマナーのプレッシャー
内定辞退は、ビジネスマナーの一環として慎重に行う必要があります。
どのタイミングで、どのように伝えるべきかが分からず、戸惑ってしまう就活生も少なくありません。
また、適切な言葉遣いや礼儀を守りつつ、丁寧に断るためにはどうすればいいかを考えること自体がストレスになることがあります。

■タイミングの難しさ
企業によっては、早期に辞退を伝えることで別の候補者にチャンスを与えることができる一方、遅れてしまうと企業側の採用活動に支障をきたす可能性があります。
このタイミングの判断も難しいところです。

内定を断る際のコツ

内定を断る際には、企業側への感謝の気持ちと敬意を忘れずに伝えることが大切です。
また、相手企業にとっても失礼にならないように、丁寧に対応することが必要です。以下に、断り方のコツを紹介します。

■できるだけ早く連絡をする
辞退の意思が固まったら、できるだけ早めに企業に伝えることが大切です。
これは、企業が次の候補者を選考に進めたり、採用活動を効率よく進めたりするための配慮です。
早めに連絡をすることで、誠実さを伝えることができます。

■感謝の気持ちを伝える
企業は時間とリソースを使って採用活動を行い、内定を出すという決定を下しています。
その努力に対して、まずは感謝の言葉を伝えることが基本です。
「選考過程でのサポートに感謝しています」「貴重な機会をいただき、ありがとうございました」などの言葉を忘れずに。

■理由は簡潔に
辞退の理由については、あまり詳細に述べる必要はありません。
多くの場合、「他社で自分の目指すキャリアにより適した環境が見つかりました」といった、シンプルでポジティブな理由を伝えるのが良いでしょう。
ネガティブな理由や詳細な状況説明は避けるべきです。相手企業に対しての配慮を示すために、理由は簡潔にまとめます。

■電話かメールで連絡する
連絡方法としては、電話かメールが一般的です。
電話はより直接的で丁寧な印象を与えることができますが、辞退理由を冷静に伝えられる自信がない場合は、
まずはメールで伝え、その後フォローアップとして電話をかけることも考えられます。
特に、電話では感謝の気持ちをしっかりと伝えることが大切です。

■ビジネスマナーを守る
内定を辞退する際には、敬語や丁寧な表現を使い、ビジネスマナーに則った対応を心掛けましょう。
感情的にならず、冷静かつプロフェッショナルな態度で対応することが求められます。

内定辞退の例文

メールでの例文

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇 人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

この度は、貴社より内定をいただき、誠にありがとうございました。
貴重な機会をいただき、心より感謝申し上げます。

しかしながら、慎重に検討を重ねた結果、他社で自分のキャリアビジョンにより適した環境を見つけましたため、
誠に勝手ではございますが、内定を辞退させていただきたく存じます。

貴社の今後の益々のご発展をお祈り申し上げますとともに、この度のご縁に心より感謝いたします。

何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

電話での例文

「お忙しいところ失礼いたします。
先日内定をいただきました、〇〇大学の〇〇です。

この度は、内定をいただき誠にありがとうございます。大変光栄に思っております。
しかし、慎重に検討した結果、誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく存じます。

貴社にご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。
貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

この度のご縁に感謝いたします。本当にありがとうございました。」

まとめ

内定を断ることは、就活の一環として避けられないプロセスですが、適切なビジネスマナーを守り、感謝の気持ちをしっかりと伝えることで、円満に対応することができます。
最も重要なのは、相手に対する配慮と、誠実さを持って迅速に対応することです。

内定を出してくれた企業に敬意を払いながら、自分のキャリアにとって最良の選択をすることが、今後の成功につながるでしょう。

文：丸山　智士（就活系X（Twitter）：就活生に知られたくないっ！※フォロワー8万以上）
著書：不安を自信に変える！就活面接【正しい】答えかた／秀和システム

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